Guía para la Renovación Efectiva de Licencias de AnyDesk en Contrataciones Públicas en Chile

En los procesos de contratación pública en Chile, como subastas o licitaciones, es común que las entidades gubernamentales busquen adquirir o renovar soluciones de software críticas, como AnyDesk. Sin embargo, en ocasiones, estos procesos pueden atraer a proponentes que no cuentan con la experiencia necesaria, creyendo erróneamente que renovar una licencia de AnyDesk es tan sencillo como realizar una compra en línea.

La falta de conocimiento puede ocasionar serios problemas operativos, de seguridad y de cumplimiento para la entidad. Por lo tanto, es crucial que las entidades gubernamentales estructuren su proceso de renovación de manera detallada desde el pliego de condiciones (o TDR).

En este artículo, abordaremos algunos de los problemas más comunes en el proceso de renovación y cómo evitarlos para asegurar una gestión eficiente.

⚠️ Posibles Problemas de una Renovación Mal Gestionada

Si el proceso de contratación no está adecuadamente especificado, la entidad se expone a riesgos significativos:

1. Entrega de una licencia incorrecta para ahorrar costos

Un proponente inexperto o con intenciones dudosas podría ofrecer una licencia de nivel inferior con la esperanza de ganar la licitación a un precio más bajo.

• Ejemplo: Imaginemos que una entidad necesita renovar su licencia Standard (que ofrece ciertas funciones de gestión), pero el proveedor entrega una licencia SOLO (destinada a un solo usuario) porque resulta más económica. Esta decisión deja a la entidad sin las herramientas necesarias para operar eficientemente.

2. Entrega de una licencia nueva en lugar de renovar la existente

Este es uno de los errores más graves. En lugar de extender la vigencia de la licencia actual, un proveedor podría simplemente comprar una nueva licencia.

• Consecuencias:
  • Pérdida de configuraciones: Se pierden todos los ajustes de seguridad, libros de direcciones, registros de sesiones y la personalización del branding de la entidad.
  • Redespliegue masivo: La nueva licencia necesita ser instalada y configurada manualmente en todos los equipos de la organización, lo que genera un costo operativo considerable y tiempos de inactividad.

3. La licencia queda a nombre del proveedor (no de la entidad)

El proveedor realiza la compra a su propio nombre y luego “asigna” el uso a la entidad. Esto crea una dependencia peligrosa y múltiples riesgos:

• Dificultad para el soporte: Si la entidad intenta contactar al soporte técnico de AnyDesk, no podrá hacerlo directamente, dado que no figura como propietaria de la licencia.
• Riesgo de seguridad: Un tercero, el proveedor, tiene control administrativo sobre la licencia, lo que puede dar acceso a información sensible o, en el peor de los casos, bloquear el acceso a la misma.
• Problemas de cumplimiento: La propiedad del software no está a nombre de la entidad, lo que puede acarrear problemas en auditorías de licenciamiento y cumplimiento normativo.

📋 Recomendaciones para una Renovación Gubernamental Exitosa

Para asegurar que la renovación de su licencia de AnyDesk se realice de manera efectiva y sin inconvenientes, recomendamos incluir los siguientes puntos en su proceso de contratación:

1. Dimensionar bien el requerimiento Es fundamental contactar al mayorista local autorizado para validar la licencia actual y confirmar que las características y el número de usuarios continúan siendo adecuados para las necesidades de la entidad.

2. Ser explícito en los Términos de Referencia (TDR) El pliego de condiciones debe indicar claramente:

• Que el objeto del contrato es una RENOVACIÓN de una licencia existente.
• Que no se aceptarán licencias nuevas que impliquen un redespliegue de software.
• Que no se aceptarán licencias de un tipo diferente (por ejemplo, SOLO en lugar de Standard) a la que se está renovando, a menos que se trate de una actualización solicitada por la entidad.

3. Exigir proponentes certificados Se debe solicitar que todos los proponentes demuestren su idoneidad. La mejor forma de hacerlo es exigir que estén certificados y respaldados por el mayorista local autorizado, lo que debe acreditarse mediante una carta oficial emitida por dicho mayorista.

4. Planificar con tiempo Los procesos de contratación pública pueden ser extensos. Por lo tanto, es recomendable iniciar el proceso con la suficiente antelación para que la adjudicación y el pago se finalicen antes del vencimiento actual del servicio. Esto evitará interrupciones en la operación de la entidad.

Siguiendo estos pasos, la entidad podrá asegurarse de que la renovación se realice de manera correcta, manteniendo la integridad de su plataforma, protegiendo su inversión y garantizando la continuidad operativa sin inconvenientes.

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